Секретарь не виноват!
Только что вы заплатили штраф в 100 000 рублей. Отчитываете секретаря и хотите уволить. А все потому что он вовремя не отправил клиентам несколько заказных писем, в которых вы предупреждаете об отключении от своих услуг.
Людям отрубили доступ, не предупредив заранее. Они обратились в суд, и вы по закону получили большой штраф. Неприятная ситуация. Но виноват ли секретарь? Если разобраться, то скорее всего, отчитывать надо самого себя.
Взгляните на рабочий день секретаря. Он принимает за день около 500 звонков. 60% из них просто переводит на сотрудников других отделов. Это всего 1 минута, но за день - целых 5 часов! Одновременно регистрирует письма: исходящие и входящие по email, по почте России.
Бумажные сканирует и подкрепляет в архивные папки. Электронные отправляет на email ответственным сотрудникам. Параллельно выполняет ваши поручения, встречает посетителей, организует командировки.
А ваш секретарь на обед вообще ходит? Теперь понимаете, как легко он мог просто забыть о письмах. А если не забыть, то не найти времени съездить на почту, чтобы их отправить. Скоро, кстати, вы еще и бонус получите в виде его выгорания - а там и ошибки будут, и невежливый тон с гостями. Вам оно надо?
Можете научить секретаря лучше планировать свое время. Или делегируйте некоторые его функции другим сотрудникам. Например, пусть сами запаковывают письма в конверты или организовывают себе командировки.
Но мы не будем рассказывать об искусстве управления. Сегодня поговорим про инструмент, который может упростить жизнь секретаря за один день. Купите доступ к программе, которая автоматизирует 80% действий. Это не так дорого. А качество работы сразу станет намного лучше.
- Во-первых, все входящие звонки сначала будет принимать робот. Он переведет вызовы в нужный отдел, а секретарю отдаст только те, что в пределах его профиля. Таким образом сразу отсекается 60% звонков и экономится 5 часов рабочего времени.
- Во-вторых, в программе автоматически регистрируются письма, поступающие на email. Затем секретарю приходит уведомление, и он в два клика назначает ответственных. А сейчас, пока он вручную отделяет в электронной почте реальные письма от спама, уходит 1 час.
- В-третьих, в программе есть классный архив. Его не надо даже настраивать - он там по умолчанию. Все письма и документы хранятся в папках и связаны с клиентами и сделками. Например, чтобы найти прошлогоднее гарантийное письмо от Иванова И.Р., не надо идти в архив и перелистывать папки. Через поиск по фамилии оно найдется за две секунды. Посчитайте сами, сколько времени можно сэкономить на этом. А еще на том, что бумажные письма больше не надо подкреплять в архив, а достаточно только отсканировать.
- В-четвертых, робот будет напоминать о задачах. Продлить договор, заказать билеты для вашей командировки, связать вас с партнером, отправить письма до 10 октября - эта информация больше не будет теряться вместе со стикерами, что наклеены на мониторе. Напоминалки появляются на экране в нужное время. Всё просто.
Вот и вся математика: если автоматизировать операционку, у секретаря освободится около 6 часов в день! Это время он потратит на запаковку и отправку бумажных писем, на неспешное и более внимательное оформление командировок, на встречу посетителей на высшем уровне.
Качество сервиса улучшится во много раз и выведет компанию на более высокий уровень. Поэтому не увольняйте хорошего секретаря - освободите ему руки и развивайте компанию вместе с преданной командой и надежным роботом-помощником в своем компьютере.